Säännöt ja Tietoturva – Hämeen Hallituspartnerit ry

YHDISTYKSEN SÄÄNNÖT

§1 Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Hämeen Hallituspartnerit ry ja sen kotipaikka on Lahden kaupunki.

§2 Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää hyvää, ammattimaista ja eettisesti korkeatasoista yritysten hallitustyöskentelyä ensisijaisesti suomalaisissa ja Kanta- ja Päijät-Hämeessä toimivissa yrityksissä sekä kehittää jäsentensä ammattitaitoa yritysten hallitusten jäseninä ja hyödyntää tätä ammattitaitoa alueen yrityksissä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää esitelmä- ja koulutustilaisuuksia, osallistuu yritysten hallitustyöskentelyä koskevaan julkiseen keskusteluun sekä harjoittaa ja edistää aiheeseen liittyvää tutkimus- ja julkaisutoimintaa ja toimii linkkinä hallituksen jäseniksi haluavien ja hallitusjäseniä tarvitsevien yritysten välillä.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi harjoittaa alaan liittyvää julkaisutoimintaa, voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja sekä omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta.

Yhdistys on yleishyödyllinen eikä tavoittele voittoa.

§3 Jäsenet

Yhdistyksellä voi olla henkilöjäseniä, joilla on riittävä kokemus hallitustyöskentelystä ja jotka hyväksyvät yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Yhdistyksen tukijäseneksi voi yhdistyksen hallitus hyväksyä yksityisen henkilön ja oikeuskelpoisen yhteisön.

§4 Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut, on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä, on jättänyt noudattamatta niitä eettisiä tai muita toimintasääntöjä, joita yhdistyksen kokous on vahvistanut tai ei enää täytä yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

§5 Liittymis- ja jäsenmaksu

Henkilö- ja tukijäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous kummallekin jäsenryhmälle erikseen.

§6 Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja sekä vähintään kolme ja enintään seitsemän jäsentä. Hallituksen toimikausi alkaa vuosikokouksen valinnasta uuden hallituksen valintaan asti.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet sen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun puolet sen jäsenistä ja lisäksi puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä. Äänestyksessä ratkaistaan ehdottomalla enemmistöllä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa arpa.

§7 Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

§8 Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

§9 Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella henkilöjäsenellä yksi ääni.

Tukijäsenellä on läsnäolo- ja puheoikeus.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

§10 Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta sähköpostilla jäsenille, jotka ovat ilmoittaneet yhdistykselle sähköpostiosoitteensa tai jäsenille postitetulla kirjeellä tai yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.

§11 Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

kokouksen avaus
valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
hyväksytään kokouksen esityslista
esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
päätetään hallituksen jäsenten määrästä
valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

§12 Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Varoja ei kuitenkaan palauteta yhdistyksen jäsenille. Yhdistyksen tultua lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

TIETOSUOJASELOSTE
Jäsenrekisteri

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Hämeen Hallituspartnerit ry
Osoite: c/o Seija Seija Kraft Tapionsalo
Vanhatie 24 C 10
15240 Lahti
Puhelin: 040 557 9026
Sähköposti seija.kraft@hallituspartnerit.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö:

Seija Kraft Tapionsalo
040 557 9026
seija.kraft@hallituspartnerit.fi

Tietosuojavastaava:

Seija Kraft Tapionsalo
040 557 9026
seija.kraft@hallituspartnerit.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito, jonka tärkeimpiä perusteita ovat yhdistyksen viestintä, kokouskutsujen lähettäminen ja jäsenmaksujen laskuttaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn yhdistyksen jäsenyyteen sekä yhdistyksen yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen mukaiseen toimintaan.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä yhdistyksen jäsenen seuraavia tietoja

• Sukunimi
• Etunimet
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• LinkedIn-osoite
• Ammatti ja työantajanatiedot
• HHJ-kurssitiedot
• Koulutus

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukainen tietolähde on rekisteröidyn itse yhdistykselle antamat tiedot.

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisteriä ylläpidetään yhdistyksille tarkoitetussa pilvipalvelussa. Palveluntarjoajan ilmoituksen mukaan palvelu on suojattu asianmukaisesti tietoturvan varmistamiseksi.

Rekisterin ylläpidon pääsy tietoihin on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin. Kyseiset henkilöt he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille välttämättömin osin tai anonymisoituna, mikäli tämä on tarpeen

(a) kohdassa 5 mainitussa jäsenrekisterin pilvipalvelun hankinnassa
(b) yhdistyksen taloushallinnon järjestämiseksi
(c) valtakunnallisen Hallituspartneri-verkoston toiminnan tarkoituksen mukaisessa toiminnassa, kuten valtakunnallisten jäsentapahtumien tiedottamiseksi,
(d) lakiin taikka viranomaisen lakimääräiseen tiedonsaantioikeuden tai määräyksen perusteella;
(e) lahjan tai tervehdyksen tai muun vastaavan lähetyksen lähettämiseksi rekisteröidyn järjestelmään ilmoittamaan osoitteeseen, tai
(f) tilastollisiin ja tutkimuksellisiin tarkoituksiin.

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään vain EU- ja ETA-alueilla.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään yhdistyksen jäsenyyden ajan sekä sen jälkeen lainsäädännön, kuten lakimääräisen kirjanpitoaineiston edellyttämän ajan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihinsa ja oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterissä olevat tiedot. Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja. Rekisteröity voi myös lähettää tarkastus- tai korjauspyynnön kohdassa 1 mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

Edellä mainitun lisäksi rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista ja oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

TIETOSUOJASELOSTE
Rekrytointitietojen rekisteri

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Hämeen Hallituspartnerit ry
Osoite: c/o Seija Seija Kraft Tapionsalo
Vanhatie 24 C 10
15240 Lahti
Puhelin: 040 557 9026
Sähköposti seija.kraft@hallituspartnerit.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö:

Seija Kraft Tapionsalo
040 557 9026
seija.kraft@hallituspartnerit.fi

Tietosuojavastaava:

Seija Kraft Tapionsalo
040 557 9026
seija.kraft@hallituspartnerit.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on yhdistyksen harjoittaman hallitusten riippumattomien jäsenten rekrytointitoimeksiantojen hoitaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen sääntöjen mukaiseen toimintaan hallituksen jäsenten rekrytointitoimeksiantojen hoitamiseksi sekä pääasiassa rekisteröityjen tässä tarkoituksessa yhdistykselle toimittamiin tietoihin.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia seuraavia tietoja

• Sukunimi
• Etunimet
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• LinkedIn-osoite
• Ammatti ja työantajanatiedot
• HHJ-kurssitiedot
• Koulutus
• CV:t
• Hakukirjeestä ilmenevät tiedot
• Muut rekisteröidyn yhdistykselle toimittamat tiedot

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukainen tietolähde on rekisteröidyn itse yhdistykselle antamat tiedot.

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisteriä ylläpidetään Recright-pilvipalvelussa. Palveluntarjoajan ilmoituksen mukaan palvelu on suojattu asianmukaisesti tietoturvan varmistamiseksi.

Rekisterin ylläpidon pääsy tietoihin on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin. Kyseiset henkilöt he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille välttämättömin osin tai anonymisoituna, mikäli tämä on tarpeen

(a) Rekrytointitoimeksiannon hoitamiseksi (tietojen siirto mm. toimeksiantajalle)
(b) yhdistyksen taloushallinnon järjestämiseksi (esimerkiksi laskutuksen hoitamiseksi)
(c) lakiin taikka viranomaisen lakimääräiseen tiedonsaantioikeuden tai määräyksen perusteella;
(d) lahjan tai tervehdyksen tai muun vastaavan lähetyksen lähettämiseksi rekisteröidyn järjestelmään ilmoittamaan osoitteeseen, tai
(e) tilastollisiin ja tutkimuksellisiin tarkoituksiin.

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti vain EU- ja ETA-alueilla. Käytetty Recright-järjestelmä saattaa käyttää ohjelmistossaan Recright-rekisteriselosteen mukaisesti ohjelmistoja tai niiden osia, joiden palvelimet sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella tai jos Recright tarvitsee teknistä tukea, joka on saavilla vain EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin huolehditaan tietojen siirron ja tallennuksen tapahtuvien EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU- ja ETA -alueen ulkopuolella, jos rekrytointitoimeksiantaja hoitaa rekrytointityötä EU- ja ETA -alueen ulkopuolella.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään korkeintaan 2 vuotta rekisteröidyn annettua tiedot Hämeen Hallituspartnereille tämän rekisterin mukaiseen tarkoitukseen, sekä sen jälkeen lainsäädännön, kuten lakimääräisen kirjanpitoaineiston edellyttämän ajan.
Hämeen Hallituspartnereilla on myös omien jäsentensä jäsentietojen säilyttämiseen liittyvä tietojen säilytysaika, joka on kuvattu jäsentietojen osalta jäsenrekisterin tietosuojaselosteessa. Tämän rekisterin tietojen poisto ei poista tietoja jäsenrekisteristä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.